Formulare für Organisationen

Anträge, die Menschen zu Ende ausfüllen.

Mehrstufige Webformulare per Drag-and-Drop bauen, unter Ihrem Logo einbetten und jede Einreichung als E-Mail, PDF oder CSV bekommen. Verschlüsselt, betrieben in Österreich.

14 Tage kostenlos testen So funktioniert es
Keine Einrichtungsgebühr Keine Mindestlaufzeit Daten in der EU
Echtes Formular, keine Abbildung Portivo

Testzugang anfragen

Das Anfrageformular lädt gerade. Erscheint es nicht, schreiben Sie uns bitte direkt an mario@kaevo.at.

Ein echtes Portivo-Formular, mit einer Zeile Code eingebettet. Genauso läuft es auf Ihrer eigenen Website.

Ablauf

Vom leeren Blatt zur ersten Einreichung.

Drei Schritte. Der längste davon dauert einen Nachmittag.

Formular bauen

Felder per Drag-and-Drop anordnen, in Schritte teilen, Bedingungen setzen. Fünf Vorlagen nehmen Ihnen den leeren Anfang ab. Geht auch vollständig per Tastatur.

Einbetten

Eine Zeile Code in Ihre Website: WordPress, Elementor oder statische Seite. Wer nichts einbauen möchte, verschickt den Direktlink.

Auswerten

Jede Einreichung als E-Mail mit PDF im Anhang, als CSV oder direkt an SharePoint. Bearbeitungsstatus pro Eintrag, Rollen pro Projekt.

Funktionen

Vom Kontaktformular bis zum mehrstufigen Antrag.

Der Editor

Felder mit der Maus anordnen, in Spalten legen und Gruppen anlegen, die sich beliebig oft wiederholen lassen. Dieselbe Anordnung funktioniert vollständig per Tastatur, ohne Maus.

Der Formular-Editor von Portivo mit der Feldliste links und zwei Formularschritten daneben

Schritte und Bedingungen

Lange Formulare in Schritte teilen. Bedingungen blenden Felder und ganze Schritte ein und aus, auch abhängig davon, wie weit ein eingetragenes Datum von heute entfernt liegt.

Ihr Logo, Ihre Farben

Logo, Farben und Abstände legen Sie pro Projekt fest. Auf dem fertigen Formular steht nirgends Portivo. Eine eigene Domain für die Formulare ist in Entwicklung.

In jede Website einbetten

Eine Zeile Code, dann steht das Formular in Ihrer Seite: WordPress, Elementor oder eine statische Seite. Alternativ verschicken Sie den Direktlink.

Benachrichtigung und Export

Jede Einreichung als E-Mail an Ihr Team, auf Wunsch mit PDF im Anhang. Den Mailtext schreiben Sie selbst, Platzhalter setzen die Antworten ein. Dazu CSV und Webhook.

Übersicht statt Postfach

Bearbeitungsstatus je Einreichung: neu, in Prüfung, abgeschlossen. Rollen für Projektleitung und Beratung, getrennt je Projekt. Verbrauchsübersicht inklusive.

Mehrsprachig

Formulare in mehreren Sprachen, der Besucher wählt selbst. Erklärtexte und Bilder zwischen den Feldern, eigene Abschlussseite statt Standard-Danke.

Außerdem an Bord

  • Dateiuploads, bei denen der Inhalt geprüft wird und nicht die Dateiendung
  • Felder aus früheren Schritten automatisch vorbelegen
  • Prüfseite mit allen Angaben vor dem Absenden
  • Warnung, wenn zwei Personen dasselbe Formular offen haben
  • Wiederholbare Feldgruppen für Haushalte, Positionen, Termine
  • Barrierefreie Design-Vorlage, WCAG 2.1 AA
  • Eigenes Zustimmungsfeld für Einwilligungen
Datenschutz

Die erste Frage jeder Datenschutzprüfung.

Server und Sicherungen in Deutschland

Datenbank, Dateien und Backups liegen in der EU. Betrieben wird die Plattform aus Österreich. Benachrichtigungsmails laufen über Brevo in Frankreich.

Verschlüsselt abgelegt, nicht nur übertragen

Antworten und hochgeladene Dateien werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert, auch in den Sicherungskopien.

Auskunft und Löschung als Funktion

Art. 15 und Art. 17 erledigen Sie selbst im Dashboard. Kein Ticket an uns, keine Wartezeit, kein Bearbeitungsaufwand auf unserer Seite.

Bestätigt heißt bestätigt.

Mit Double-Opt-In bleibt eine Einreichung unsichtbar, bis die Person ihre E-Mail-Adresse bestätigt hat: keine Benachrichtigung an Ihr Team, kein Export, keine Übergabe an SharePoint. Ein Link, den nur der Virenscanner geöffnet hat, zählt nicht. Was niemand bestätigt, wird nach Ihrer Frist samt Dateien gelöscht.

Zugang anfragen

Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage.

Preise

Ein Preis pro Monat.

Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit. Wächst der Bedarf, wechseln Sie den Plan.

Monatlich Jährlich 2 Monate gratis
Starter
14 EUR / Monat

Für Einzelnutzer mit einfachen Formular-Anforderungen.

14 Tage testen
  • 1 Projekt, 2 Formulare
  • 100 Einreichungen / Monat
  • 1 Benutzer
  • Editor, alle Design-Vorlagen, PDF und CSV
  • Kein Embedding, nur Direktlink
  • Keine Module buchbar
Unsere Empfehlung
Professional
39 EUR / Monat

Für Teams, die mehr Formulare und optionale Module brauchen.

14 Tage testen
  • 3 Projekte, 5 Formulare je Projekt
  • 2.500 Einreichungen / Monat*
  • 5 Benutzer
  • Einbetten, Mehrsprachigkeit, Bearbeitungsstatus
  • Priorisierter E-Mail-Support
  • Module zubuchbar: SharePoint +9 EUR, KI-Auswertung +19 EUR mit 300 Auswertungen**
Enterprise
149 EUR / Monat

Für größere Organisationen: höhere Limits, beide Module ohne Aufpreis.

Kontakt aufnehmen
  • 10 Projekte, 10 Formulare je Projekt
  • 10.000 Einreichungen / Monat*
  • 15 Benutzer
  • SharePoint inklusive, KI-Auswertung inklusive mit 1.000 Auswertungen**
  • Persönlicher Ansprechpartner
  • Eigene Domain und eigener Mailversand in Entwicklung

* Zusätzliche Einreichungen über das Kontingent hinaus: 0,03 EUR/Stück (ab Professional).

** Zusätzliche KI-Auswertungen: Professional 0,08 EUR/Stück, Enterprise 0,06 EUR/Stück.

Alle Preise exklusive 20 % Umsatzsteuer. Abgerechnet wird per Rechnung. Preisstand: August 2026.

Fragen

Was Interessenten uns zuerst fragen.

Steht die Antwort nicht dabei, schreiben Sie uns. Wir antworten innerhalb eines Werktags.

Portivo ist eine Formular-Plattform für Organisationen. Sie bauen mehrstufige Webformulare per Drag-and-Drop, binden sie unter Ihrem eigenen Logo in Ihre Website ein und verwalten die Einreichungen zentral. Der Betrieb liegt bei uns, die Daten liegen in der EU. Für SharePoint-Übergabe und KI-Auswertung gibt es zubuchbare Module.
Sie schreiben uns über das Formular am Anfang dieser Seite, wir richten Ihnen einen Zugang zum Professional-Plan mit allen Modulen ein. 14 Tage, ohne Kreditkarte und ohne Zahlungsdaten. Danach passiert nichts automatisch: Der Zugang läuft aus, wenn Sie sich nicht melden. Es gibt keine Selbstregistrierung, jeder Zugang wird von uns eingerichtet.
Die Abrechnung läuft per Rechnung, monatlich oder jährlich. Kündigen können Sie formlos per E-Mail zum Ende der bezahlten Periode, bei monatlicher Zahlung also zum Monatsende. Es gibt keine Mindestlaufzeit. Eine Kündigungsfunktion im Konto gibt es noch nicht, weil auch die Buchung nicht über das Konto läuft.
Ab dem Professional-Plan läuft das Formular weiter, die zusätzlichen Einreichungen werden mit 0,03 EUR je Stück abgerechnet. Bei KI-Auswertungen sind es 0,08 EUR im Professional-Plan und 0,06 EUR im Enterprise-Plan. Im Starter-Plan ist bei 100 Einreichungen im Monat Schluss: Weitere werden abgewiesen, damit keine Rechnung entsteht, mit der Sie nicht gerechnet haben. Wie viel verbraucht ist, sehen Sie im Dashboard.
Ja, ab dem Professional-Plan. Das Formular kommt als Web Component oder als iframe in Ihre Seite, egal ob WordPress, Elementor oder eine statische Seite. Eine Zeile Code genügt, das Formular übernimmt dabei Ihre Farben. Im Starter-Plan verteilen Sie stattdessen den Direktlink.
Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie zehn Monate statt zwölf, das sind 17 Prozent weniger. Beim Starter sind das 28 EUR im Jahr, beim Professional 78 EUR. Die Module SharePoint und KI-Auswertung bleiben auch im Jahresvertrag monatlich kündbar.
Die ausgelieferten Formulare sind auf WCAG 2.1 Stufe AA ausgelegt: Jedes Feld hat ein verknüpftes Label, die Bedienung funktioniert ohne Maus, Fehlermeldungen stehen am Feld, und es gibt eine Design-Vorlage mit besonders hohen Kontrasten. Was wir nicht haben, ist ein externes Prüfgutachten. Wenn Ihre Organisation gesetzlich zur Barrierefreiheit verpflichtet ist, planen Sie eine eigene Prüfung ein; die Barrierefreiheitserklärung erstellen Sie als Betreiber des Formulars ohnehin selbst.
Server und Datenbank stehen in Deutschland, die Sicherungskopien ebenfalls. Die Antworten aus Ihren Formularen und alle hochgeladenen Dateien werden verschlüsselt abgelegt (AES-256-GCM), auch in den Sicherungskopien. Benachrichtigungsmails laufen über Brevo in Frankreich. Eine Übergabe an SharePoint oder eine KI-Auswertung findet nur statt, wenn Sie das Modul buchen und im Formular aktivieren. Alle Auftragsverarbeiter stehen in der Datenschutzerklärung. Die Anbieter hinter den Zusatzmodulen nennen wir im Auftragsverarbeitungsvertrag, den es auf Anfrage gibt.
Bei aktivem Double-Opt-In wartet eine Einreichung auf die Bestätigung per E-Mail. Bis dahin sieht sie niemand in Ihrem Team, sie taucht in keinem Export auf und wird nicht an SharePoint übergeben. Bestätigt wird durch einen Klick auf der Bestätigungsseite, nicht schon durch das automatische Öffnen des Links durch ein Mailprogramm oder einen Virenscanner. Bestätigt niemand innerhalb der Frist, die Sie pro Formular festlegen (1 bis 90 Tage), wird die Einreichung endgültig gelöscht, hochgeladene Dateien eingeschlossen. Zeitpunkt der Bestätigung und IP-Adresse bleiben als Nachweis an der Einreichung.
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Das Anfrageformular steht ganz oben auf dieser Seite. Es ist selbst mit Portivo gebaut.

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