Datenschutzerklärung
Gilt für die Website portivo.at und die Anwendung app.portivo.at · Stand: August 2026
1. Verantwortlicher
Mario Knebl, Inhaber des Einzelunternehmens Kaevo (Betreiber der Plattform Portivo)
Simling 1, Tür 2, 4210 Gallneukirchen, Österreich
E-Mail: mario@kaevo.at · Telefon: +43 664 356 15 46
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.
2. Wichtige Abgrenzung: Formulare, die über Portivo betrieben werden
Portivo ist eine Plattform, mit der Organisationen (unsere Kund:innen) eigene Webformulare erstellen und betreiben. Wenn Sie ein solches Formular ausfüllen, ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher die jeweilige Organisation, die das Formular betreibt — nicht Kaevo/Portivo. Kaevo verarbeitet diese Formulardaten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) im Auftrag der jeweiligen Organisation. Die maßgeblichen Datenschutzhinweise finden Sie beim jeweiligen Formular bzw. bei dessen Betreiber; Betroffenenanfragen zu Formulardaten richten Sie bitte an diesen — wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Kaevo als Verantwortlicher personenbezogene Daten verarbeitet: beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung der App durch registrierte Nutzer:innen.
3. Besuch der Website (portivo.at)
Server-Logfiles
Beim Aufruf dieser Website verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, User-Agent) in Server-Logfiles. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der sicheren und stabilen Auslieferung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach den Aufbewahrungsregeln des Hosting-Anbieters turnusmäßig gelöscht.
Anfrageformular auf dieser Website
Das Formular auf unserer Startseite ist selbst ein Portivo-Formular, das wir für uns betreiben. Für diese Verarbeitung ist Kaevo daher Verantwortlicher und nicht Auftragsverarbeiter; Abschnitt 2 betrifft ausschließlich Formulare, die andere Organisationen betreiben.
Erhoben werden die Art Ihres Anliegens, Ihre Organisation, Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihre Nachricht, soweit Sie eine angeben. Mit der Einreichung gespeichert werden außerdem der Zeitpunkt, die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) und die im Formular gewählte Sprache. Damit das Formular dargestellt werden kann, lädt Ihr Browser ein Skript von app.portivo.at; dabei wird Ihre IP-Adresse an diesen Server übertragen. Es handelt sich um eine von uns selbst betriebene Subdomain, nicht um einen fremden Anbieter oder ein Content-Delivery-Netzwerk.
Ihre Einreichung wird verschlüsselt in unserer Datenbank gespeichert (AES-256-GCM) und zusätzlich als E-Mail an uns zugestellt. Wir verwenden die Angaben ausschließlich, um Ihre Anfrage zu beantworten und Ihnen auf Wunsch einen Testzugang einzurichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage hin). Wir löschen die Einreichung, sobald Ihre Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Unabhängig davon wird sie automatisch 180 Tage nach Eingang entfernt; die endgültige Löschung erfolgt binnen einer weiteren Woche.
Für den Versand nutzen wir den Dienstleister Brevo (siehe Abschnitt 5). Zum Schutz vor automatisierten Eingaben (Spam) setzen wir drei Verfahren ein: Ihre IP-Adresse wird beim Absenden kurzzeitig im Arbeitsspeicher verarbeitet, um zu begrenzen, wie viele Anfragen pro Stunde von derselben Adresse eingehen; sie wird dabei nicht dauerhaft gespeichert. Beim Laden erhält das Formular außerdem ein signiertes, kurzlebiges Token, mit dem wir beim Absenden prüfen, ob seit dem Laden eine plausible Zeitspanne vergangen ist — das Token enthält weder Ihre IP-Adresse noch andere personenbezogene Daten. Zusätzlich enthält das Formular ein für Menschen nicht sichtbares Kontrollfeld („Honeypot"), das nur automatisierte Programme ausfüllen. Alle drei Verfahren arbeiten ohne Cookies, ohne Analyse Ihres Geräts (Fingerprinting) und ohne Einbindung von Drittanbietern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Spam-Schutz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Sie können uns stattdessen auch direkt schreiben, die Adresse steht im Impressum.
Keine Analyse- und Tracking-Dienste
Diese Website bindet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und keine externen CDN-Ressourcen ein; Schriften werden lokal ausgeliefert.
4. Nutzung der App (app.portivo.at)
Für registrierte Nutzer:innen (Konto bei einem Portivo-Kunden) verarbeiten wir:
| Verarbeitung | Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Konto- und Vertragsverwaltung | Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Mandanten-Zuordnung, Passwort (nur als kryptografischer Hash) | Bereitstellung des Nutzerkontos, Authentifizierung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Betrieb und Nachvollziehbarkeit | Anmeldezeitpunkte, Aktivitätsprotokoll, Sitzungs-Tokens, User-Agent | Betrieb, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO |
| Missbrauchs-Schutz | Zähler fehlgeschlagener Anmeldeversuche, temporäre Sperren | Schutz vor unbefugtem Zugriff (Brute-Force) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Support | Inhalte Ihrer Anfragen (E-Mail) | Bearbeitung von Anfragen | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO |
Systembenachrichtigungen (z. B. E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts) versenden wir über den unten genannten E-Mail-Dienstleister.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
- Hosting: Hostinger International Ltd. (EU; Rechenzentrum in Deutschland) — Betrieb von Website, App und Datenbank. Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor.
- Transaktions-E-Mails: Brevo SAS, Paris (Frankreich, EU) — Versand von Systembenachrichtigungen und der Anfragen aus dem Kontaktformular.
- Sicherungskopien: Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (Deutschland, EU) — Aufbewahrung der Datensicherungen im Rechenzentrum Falkenstein. Die Sicherungen sind bereits vor der Übertragung verschlüsselt; der Anbieter hat keinen Zugriff auf die Inhalte.
Eine Übermittlung Ihrer in diesem Abschnitt beschriebenen Daten in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt. (Optionale Zusatzmodule, die Betreiber von Formularen aktivieren können — etwa KI-Auswertung oder SharePoint-Export — betreffen ausschließlich die Formular-Ebene und liegen in der Verantwortung des jeweiligen Betreibers; siehe Abschnitt 2.)
6. Speicherdauer
- Kontodaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; abrechnungsrelevante Daten darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (in der Regel 7 Jahre, § 132 BAO).
- Sitzungs-Tokens: längstens 7 Tage; Tokens zum Zurücksetzen des Passworts: 1 Stunde.
- Server-Logfiles: gemäß Rotationszyklus des Hosting-Anbieters.
7. Cookies
Diese Website setzt keine Cookies; auch der in Abschnitt 3 beschriebene Spam-Schutz des Anfrageformulars kommt ohne Cookies aus. Die App verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (httpOnly) zur Anmeldung; es wird kein Tracking eingesetzt. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021).
8. Datensicherheit
Die Übertragung erfolgt durchgehend TLS-verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden ausschließlich als kryptografische Hashes gespeichert. Formular-Einreichungsdaten werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM). Details regeln die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Betreiber von Formularen als Vertragsanlage erhalten.
9. Ihre Rechte
Ihnen stehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) zu. Wenden Sie sich dazu an mario@kaevo.at. Für Daten, die Sie über ein von einer Organisation betriebenes Formular eingegeben haben, richten Sie Ihre Anfrage bitte an die jeweilige Organisation (siehe Abschnitt 2).
Außerdem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde (DSB), Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb.gv.at.
10. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitungen ändern (z. B. bei Einführung neuer Funktionen wie einer Online-Zahlungsabwicklung). Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.